自分らしく働いて笑顔になれるスケジュール管理術その③~ブレない自分軸で仕事を処理!見える化の方法とは?~(門屋綾さん)

2018-12-26

『時間管理は自己管理である』という言葉があります。これまで2回に渡って、スケジュール管理を円滑にするための「正しい考え方」(内容はこちら)と、最大限の集中力を発揮できるようになる簡単な方法(内容はこちら)をご紹介してきました。

本日は1冊の本をご紹介します。例年、1月と12月は最も本が売れる時期だそうです。年明けからの仕事に備えて、年末年始に読書で知識を付けられる方が多いのかもしれません。今年は仕事の段取りが上手くできなくて疲労困憊したという方は、ぜひ参考にされてください。

著書名は、「マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門」(著者:岡野純)です。「ストレスフリーの仕事術」と呼ばれる「GTD」の手法に則ったタスク管理法が書かれています。

私はこの手法を使ったタスク整理を、毎月、毎週心がけており、忙しくてできなかったときは、頭の中がいっぱいになったタイミングですぐ行うようにしています。以下に、簡単なステップもご紹介しますね。

①思いつく限りタスクを書き出す。

初めてタスクの書き出しをされる方は数日かかるかもしれませんが、とにかくすべてを書き出します。タスクの分類は必要ありません。目的は、心のゆとりを作ることです。気がかりなタスクを一つに集めて頭の中を空っぽにすることで、あとの作業がしやすくなります。

②タスクを処理する。

1. いきなりタスクを処理しようとせず、「これはなにか?」を考えながら一つ一つ振り分けます。

2. やる必要のないタスクは消していきます。いつかやりたいことは保留しておきます。

3. 今やる必要があるタスクを簡単にできる範囲にまで小さくします。

細かい複数のタスクで構成されたひとまとまりは「プロジェクト」として扱います。

例えば「友人と旅行する」場合、→「誰と行くか決める」、→「その友人に連絡を取る」、→「いつ・どこに行くか話し合う」、→「行きたい場所の情報を調べる」、→「場所の最終決定をする」、→「現地に行くまでの乗り物や宿の予約をする」、→「旅行の荷造りをする」、などに小さく分けます。

4. すぐやれることはやる。2分ほどで片付くことをすぐやることで、タスク量が減らせます。

5. 自分でやらなくてもよさそうなものは、他人に任せます。

任せたあとは「連絡待ちリスト」を作って進捗に滞りがないか管理します。

6. 手帳やカレンダーに記入します。期日までにできるように、見える化して、管理します。

私はToodledo(トゥードゥルドゥー)を使って、パソコンやスマホで管理しています。情報を頭の外に出すことで、気がかりなタスクがあるけれど全く手を付けられていない、という状態は防げています。

7. ①で書き出した気になるタスクが空っぽになるまで②の1~6のステップを繰り返します。

この一連の作業に初めて取り組まれる方は、全てのタスクを思い出して書き出す時間があるならば、その時間を使ってどんどん仕事を処理したい、と思われるかもしれません。

written by 門屋綾(かどやあや)さん

フェルトセンスコーチング コーチ


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作成者 : etoile01

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