Q.メールでこちらの意図を正確に伝えるにはどんな受け答えができるでしょうか？

A.メールでのやり取りは手軽さが利点ですが、対面で相手を見たり、電話で声を聴いたりしない分、書き方によっては意図が伝わりにくいことはありますね。

相手が悩んでいる時などは、相手もナーバスになっていますので、意思疎通を図ろうとすると特に｢丁寧に｣お返しすることが大切です。

技術的には、多少柔らかさを出すために語尾を断定的にしないとか枕詞を使うなどと工夫が必要です。
悩み事に対する回答で上記のようなものを省いてあまりにシンプルにしてしまうと、あっさりしすぎてしまい、人によっては冷たい印象を持たれる場合があります。

ちなみにメールでなく対面や電話であっても、上記のような工夫は有効ですし随分印象が変わることがあります。

私も同じ質問をするにしても、語尾の辺りで表情や声のトーンを変えるとか、ユーモアを付け加えるとか工夫しますね。

研修講座でコーチングのデモンストレーションをお見せする時がありますが、その辺りを観察し発見して下さった方もいて、ご自分の接客業に活かしたいと仰っていました。

相手に伝えたり表現することが苦手な方は伝える前にご自分が何を伝えたいかを整理してからお伝えすることもご提案します。
その際事柄だけでなく気持ちなども含めて伝えたいことをまとめるといいですよね。

またご自分がどなたかに相談した時に印象のよかった回答や対応などを参考にされることも役に立つでしょう。
クライアントさんや受講生さんによくお話することですが、モデルを見つけ参考にすることは解決を早めてくれます。

さらにコーチングセッションや講座などの集いで、日頃のご自分の伝え方についてコーチからフィードバックをもらうこともお薦めします。
ご自分では丁寧に対応しているつもりでも、第3者から見てそうではないことは多々ありますので。

コミュニケーション改善のきっかけになれば幸いです。